案件を任され始めた頃、私は予算をほとんど見ていませんでした。
数字の話は経理と営業の担当で、自分の仕事はスケジュールと品質を守ることだと思っていたからです。技術者としてそう考えるのは、そんなに珍しいことではないと思います。
その認識が変わったのは、予算を見ていなかったせいで技術的な判断を間違えたと分かったときでした。この記事では、なぜ予算管理がプロジェクトマネージャーの仕事なのか、そして予算を見ていないと何が起きるのかを書きます。実際にどう見える化するかという手順はコストを見える化：プロジェクト予算を簡単・効率的に管理する方法に分けました。
目次
1. 予算を見ていなかったせいで、技術判断を間違えた
あるとき、処理の一部を外部のAPIサービスに任せるか、自前で実装するかという判断がありました。
私は技術的な観点だけで自前実装を選びました。外部サービスに依存すると仕様変更に振り回されるし、精度も自分たちで制御できた方がいい。技術者としては、まっとうな理由だったと思います。
問題は、その判断が予算に対して何を意味するのかを計算していなかったことです。自前実装は初期の工数が数十人日単位で増えます。外部サービスなら月額の利用料はかかりますが、初期工数はほぼゼロで済みました。
結果として、その案件は工数が予算を圧迫し、後半の検証工程を削ることになりました。技術的にはより良い選択をしたはずなのに、その選択のせいで品質を確保するための時間がなくなったわけです。
このとき理解したのは、予算はスケジュールや品質と並ぶ制約の一つではなく、技術的な選択肢の幅を決めているものだということでした。予算を見ずに技術判断をするのは、片方の目を閉じて選んでいるのと同じです。
2. 予算管理とは何をすることか
改めて整理すると、予算管理は次の四つをやることです。
- 見積もる：必要な費用を事前に算出する。人件費、設備、外部サービス、その他の経費が対象になります。
- 配分する：どの作業にどれだけ割り当てるかを決める。
- 追跡する：実際の支出が計画に対してどうなっているかを見続ける。
- 調整する：ズレが出たときに、スコープか進め方かリソースのどれかを動かす。
このうち、経理の担当が持っているのは基本的に三番目の集計部分だけです。何にいくら配分するか、ズレたときに何を削るかは、プロジェクトの中身を知っている人にしか判断できません。だから予算管理はマネージャーの仕事になります。
ITプロジェクトの場合、費用の内訳は人件費が大半を占めます。私が関わる規模だと7割から8割です。つまり予算管理の実体は、誰にどれだけの時間を使わせるかを決めることとほぼ同義になります。そう考えると、これが経理の作業ではないことがはっきりします。
3. 予算を見ないと最初に削られるのはテストになる
予算が足りなくなったとき、何が削られるかは経験上ほぼ決まっています。検証とテストの工程です。
理由は単純で、そこが一番後ろにあるからです。設計と実装を削ると成果物そのものが出ませんが、テストは削っても納品はできてしまいます。だから予算が苦しくなると、真っ先にここが圧縮されます。
前述の案件でも、まさにこれが起きました。そして削ったぶんは、納品後の不具合対応という形で戻ってきます。しかも、その対応工数は当然どこからも出ないので、次の案件の利益から引かれることになります。
つまり予算を守れなかったコストは、その案件の中で完結しません。ここに気づいてから、私は予算の消化ペースを品質のリスク指標として見るようになりました。予算が想定より速く減っているというのは、後で品質の問題が出る前触れである場合が多いです。
4. 予算はスコープを守るための武器でもある
予算管理には、もう一つ実務上の効用があります。範囲が際限なく広がるのを止められることです。
進行中に「ついでにこれもできませんか」という話は必ず出ます。技術的にできてしまう場合、断る理由を作るのが意外と難しい。「工数が増えるので」と言っても、感覚の話に聞こえます。
ここで、その追加が何人日で、予算のどれだけを占めるかを数字で出せると、話が変わります。判断が感情から計算になるので、相手も納得しやすくなります。実際、「では今回は外して次のフェーズで」という結論になることが多いです。
逆に予算の状況を把握していないと、この会話ができません。断る根拠がないので受けてしまい、後から自分たちの工数で吸収することになります。予算を見ることは、チームを守ることでもあると思っています。
5. まとめ
予算管理がプロジェクトマネージャーの仕事である理由を整理すると、こうなります。
- 技術的な選択肢は予算が決めている。予算を見ずに技術判断をすると、良い選択が結果的に品質を削ることがある。
- 予算が苦しくなると最初にテストが削られる。予算の消化ペースは、品質リスクの先行指標として使える。
- 予算はスコープの追加を断る根拠になる。数字がないと、追加要望を受けてしまう。
私自身は、予算を経理の仕事だと思っていた時期にこれで失敗しました。数字を見ることそのものより、数字を見ていないと技術の判断まで狂うという構造の方が、当時の自分には見えていませんでした。
実際に何をどの粒度と頻度で見るかという手順はコストを見える化：プロジェクト予算を簡単・効率的に管理する方法に、試行回数と計算リソースで費用が読みにくくなる機械学習案件については機械学習プロジェクトにおける予算管理の成功要因に書きました。予算を含めた管理全体の枠組みはITプロジェクトマネジメントの基礎とその重要性を参照してください。